Tarjouspyynnöt ja asiakasviestit
Yhteydenottojen kokoaminen, palvelun tunnistaminen, puuttuvien tietojen tarkistaminen ja vastausluonnoksen valmistelu. Työnkulku suunnitellaan sovittujen palveluiden ja vastausohjeiden ympärille.
TIETOA FLOWLYSTÄFlowlyn toimitusjohtaja
Flowlyn toimitusjohtaja
ja toimintatapa.
Tutustu siihen, kuka toteutuksesta vastaa, mihin osaaminen painottuu ja miten yrityksesi tietojen käsittely sovitaan.
KUKA TOTEUTUKSESTA VASTAA?
Suora yhteys toimitusjohtajaan.
Olen Matias Saarinen, Flowly Solutionsin toimitusjohtaja. Rakennan yrityksille automaatioita, joiden tarkoitus on vähentää toistuvaa käsityötä ja tehdä työnkulusta selkeämpi.
Työni painottuu sähköpostien ja tarjouspyyntöjen käsittelyyn, myyntitietojen kokoamiseen sekä nykyisten työkalujen yhdistämiseen. Suunnittelen toteutuksen yrityksen prosessin ympärille ja rakennan tarvittavat yhteydet järjestelmien välille.
Saat suoran yhteyden minuun suunnittelusta käyttöönottoon. Toteutuksen laajuus, vastuut ja mahdollinen ylläpito sovitaan projektikohtaisesti.
Keskustele toteutuksesta →OSAAMINENTyönkulut, järjestelmät
Työnkulut, järjestelmät
ja tiedot yhteen.
Myyntitiedot ja asiakashankinta
Yritystietojen kokoaminen, yhteystietojen täydentäminen, päällekkäisten tietojen tarkistaminen ja tietojen siirtäminen myyntiputkeen. Tietolähteet ja kohderyhmä rajataan tehtävän mukaan.
Järjestelmien yhdistäminen
Sähköpostin, taulukoiden, tietokantojen ja muiden työkalujen yhdistäminen rajapintojen avulla. Kun tieto muuttuu yhdessä paikassa, sovittu työnkulku voi päivittää sen myös seuraavaan järjestelmään.
Käytännön toteutus
Toteutuksissa hyödynnän n8n-työnkulkuja, rajapintoja, Python- ja JavaScript-ohjelmointia sekä tietokantoja. Tekoälyä käytetään niissä vaiheissa, joissa esimerkiksi vapaan tekstin tulkinta tuo hyötyä. Työkalut valitaan tehtävän mukaan.
TOIMINTATAPASovittu työvaihe.
Sovittu työvaihe.
Hallittu käyttöönotto.
1. Rajaus ja tiedonkulku
Käymme läpi nykyisen työnkulun, tarvittavat tiedot, käytettävät järjestelmät ja tavoitellun lopputuloksen. Sovimme myös, mitä automaatio tekee ja missä vaiheessa ihminen tarkistaa työn.
2. Rakentaminen ja testaus
Toteutus rakennetaan sovitun rajauksen mukaan ja testataan myös puuttuvilla tai epäselvillä tiedoilla. Asiakas näkee työnkulun ja hyväksyntävaiheet ennen käyttöönottoa.
3. Käyttöönotto ja ylläpito
Käyttöönoton yhteydessä sovitaan vastuut, käytön ohjeistus ja mahdollinen ylläpito. Samalla määritellään, miten toimintahäiriöt ja työnkulun muutokset käsitellään.
TIETOJEN KÄSITTELYTietojen käsittely
Tietojen käsittely
tehdään näkyväksi.
Jokaisen toteutuksen tiedonkulku määritellään erikseen. Käytettävät palvelut, käyttöoikeudet ja tietojen säilytys käydään läpi ennen käyttöönottoa.
Mitä tietoja järjestelmä tarvitsee?
Tiedot määräytyvät tehtävän mukaan. Tarjouspyyntöjen käsittely voi tarvita yhteydenoton sisällön, yhteystiedot ja kohteen tiedot. Myyntiprosessi voi käyttää yritystietoja ja sovittuja CRM-tietoja. Käytettävät tietolähteet ja käsiteltävät tiedot rajataan työnkulun tarpeisiin.
Missä tietoja käsitellään?
Toteutus voi käyttää asiakkaan nykyistä sähköpostia, CRM:ää, tietokantaa tai muuta palvelua. Käymme läpi käytettävät palveluntarjoajat, tietojen käsittelypaikat ja mahdolliset siirrot palveluiden välillä. Tekoälypalvelua käytettäessä määritellään myös sille välitettävät tiedot ja tarkistetaan palvelun tietojen käyttöä ja säilytystä koskevat ehdot.
Kenellä on pääsy tietoihin?
Tarvittavat käyttöoikeudet sovitaan asiakkaan kanssa ja rajataan toteutuksen tehtävään. Sovimme myös, mitä pääsyä toteuttaja tarvitsee rakentamiseen ja ylläpitoon sekä miten käyttöoikeudet poistetaan yhteistyön päättyessä.
Mitä ihminen hyväksyy?
Asiakas päättää yhdessä toteuttajan kanssa, mitkä vaiheet saavat toimia automaattisesti. Asiakkaan nimissä lähtevät viestit voidaan valmistella luonnoksiksi ihmisen tarkistettavaksi. Lähetys, hinnoittelu ja muut hyväksyntää vaativat vaiheet määritellään erikseen.
Miten tiedot säilytetään ja poistetaan?
Sovimme, mitä tietoja tallennetaan, mihin niitä tallennetaan ja kuinka pitkään niitä tarvitaan. Samalla määritellään lokitietojen käsittely sekä tietojen palauttaminen tai poistaminen ja käyttöoikeuksien sulkeminen yhteistyön päättyessä.
Mitä sovitaan ennen käyttöönottoa?
Toteutuksen laajuus, käytettävät palvelut, tiedonkulku, käyttöoikeudet ja osapuolten vastuut kirjataan projektin yhteydessä. Jos toteutuksessa käsitellään henkilötietoja, myös niiden käsittelyn ehdot sovitaan ennen käsittelyn aloittamista.
Tällä sivulla kuvataan projektin toimintatapaa. Asiakkaan toteutuksen tarkat palveluntarjoajat, käsittelypaikat ja säilytysajat määritellään sen omissa toteutus- ja sopimustiedoissa.
SIVUSTON ESIMERKITNäin luet
Näin luet
esimerkkinäkymiä.
Etusivun järjestelmänäkymät havainnollistavat mahdollisia työnkulkuja. Niissä käytetyt nimet, yhteystiedot ja luvut ovat esimerkkitietoja.
Esimerkkinäkymä ei kuvaa asiakkaan reaaliaikaista järjestelmää tai mitattua asiakastulosta. Asiakkaan varsinainen toteutus ja sen automaattiset vaiheet sovitaan erikseen.
YRITYSTIEDOT
Flowly Solutions.
Flowly Solutions toimii ReveaLuxury Oy:n kautta. Sopimuskumppani ja laskuttava yritys on ReveaLuxury Oy.
Palvelun nimiFlowly Solutions
Virallinen yritysnimiReveaLuxury Oy
Y-tunnus3488675-1
KotipaikkaIlmajoki, Suomi
ToimitusjohtajaMatias Saarinen
Sähköpostimatias.saarinen@flowlysolutions.net